中交第一航务工程局有限公司(简称中交一航局)是中央直属、世界500强企业中国交通建设股份有限公司的全资子公司,创建于1945年11月,是新中国第一支筑港队伍,素有“筑港摇篮”之美誉。
中交一航局有限公司是一家以港口工程施工为主,多元经营、跨行业、跨地区的国有大型骨干施工企业,拥有1个工程总承包特级资质、14个工程总承包一级资质和15个专业承包一级资质,经营领域包括港口、航道、修造船厂水工建筑物工程和高速公路、桥梁、机场、铁路、地铁、轻轨、大型成套设备安装、工业民用建筑、市政工程以及其他大中型建设项目。公司现拥有14个全资子公司,3个控股子公司,12个分公司、事业部,2个参股公司,和1个教育培训中心,分别分布在天津、上海、青岛、大连、秦皇岛等地。
档案管理面临着公司组织机构庞大且分散于全国各地,各单位档案管理水平参差不齐,各上下级单位之间或同级单位单位之间缺少档案信息的交互和共享,及现用档案管理系统已经不能满足其业务的发展,等诸多问题。因此整个公司的档案管理体系需要进一步的优化和完善。
2.项目内容
2.1 网络版档案管理系统的部署
按照用户需求进行档案管理系统数据结构,录入界面,数据字典,部门-角色-人员权限分配,字段对应,报表设计等的自定义化设置。
WEB程序的发布,使非档案管理人员可以通过公司内部网络可以进行档案的网上查、借阅。
2.2 旧数据的导入
将以前档案管理系统中的数据以固定的格式导入浮点档案管理系统中。
2.3单点登录
与梦龙项目管理系统集成,继承梦龙项目管理系统中的用户-权限-部门等信息,实现用户只需要在梦龙项目管理系统中登录,就可以访问浮点档案管理系统。
2.4档案自动收集管理系统;
梦龙项目管理系统会产生部分需归档的材料,通过特定的接口,将梦龙项目管理系统产生的需归档的数据转换成固定格式自动存入文件收集模块中。
2.5 条码借阅
将档案号作为条码号,通过条码打印机打印条码,黏至相应的档案封面,通过扫描枪对档案进行借阅,归还等操作。
3.项目特色
3.1多全宗管理
多组织机构的树形结构管理,使档案管理结构一目了然。
3.2与梦龙项目管理系统集成,实现单点登录
在多个系统间只需一次登录就可进入多个系统,使管理个人账号密码和不同系统间的切换变得简单,轻松。
3.3 梦龙项目管理系统档案自动归档
实现梦龙档案管理系统中数据自动以固定的格式导入档案管理系统中,节省了大量的重复录入工作。
3.4 扫描条码方式的借阅归还
为了方便档案的利用,提高档案利用效率,降低档案管理人员工作强度,通过运用图书馆扫条码方式来借阅、归还档案,省去了借阅档案信息录入的环节。