设计院档案系统方案
设计院的档案是以科技档案即设计图纸管理为主的综合档案管理，设计图纸是设计院的成果、产品，其利用价值很高，为了保护设计院的设计成果、提高电子图纸可重用性，保证电子图和纸介质图的一致性就成了问题的关键，如果没有办法保证一致性，收集到的电子图纸的利用价值就降低了很多。为了实现设计院档案管理的有效性、提高档案为生产服务的水平，我们提供一整套从收集、管理到利用的档案管理系统。
综合档案管理系统采用多层结构，可以根据需要灵活配置；管理系统平台以公共组件为核心组成部分，结合业务组件一起来完成面向角色的服务；安全控制级别体系在系统的各个层次上，支持多种安全控制手段如用户授权、数据加密、网络控制等；标准规范接口允许授权用户以标准方式接入，系统提供定制接口，以满足办公自动化系统及其他系统上不断产生的归档文件转入档案管理系统中，确保系统的可扩展性。
整个系统从下到上可以分为4个平台层次：物理层、数据层、应用层（中间层）、应用表示层。其中：
物理层：主要指整个数字档案馆系统的基础物理平台，包括：网络、服务器和存储设备，是整个数字档案馆系统的基础。
数据层：主要是提供工具软件、应用软件等的运行平台、系统操作平台，是建立在物理基础平台上的应用系统支撑平台，包括：操作系统、数据库系统等系统软件。
应用层（中间层）：是应用系统的核心和基础，通过综合档案管理系统平台和中间件为系统提供通用的功能服务，比如身份认证、数据库操作、OCR服务等。
应用表示层：为终端客户提供方便直观的操作交互界面，主要实现档案数据采集、档案资源管理和档案信息服务三部份功能。
其中物理层和数据层是系统的基础运行平台，是需要安装和部署的，而应用层和应用表示层则是我们开发的档案管理应用系统。
已经在原有系统有数据的，采用数据导入的模式导入的新系统中，原系统中没有的采用手工录入的方式，如果需要图纸电子化，则采用扫描挂接的方式进行。
目前，有些设计单位通过PDM系统进行设计流程管理，PDM系统流程复杂，实施难度大，成本很高，即使是实施完成在使用过程中也经常由于环节繁多造成不能发挥起作用。基于这种现状我们提供一种过程简单、环节很少、又能发挥关键作用的解决方案：起点是在设计人员出图时自动传给控制绘图仪的服务器，在绘图服务器上自动在电子文件上为图纸添加一个唯一性的条码，然后出图并且把带有条目的电子文件存放到一个临时库中，这样每个绘出来的图纸都和其电子版文件通过条码一一对应，同一张图纸设计人员可能出几次，最终版本才需要归档，当设计人员归电子文件给档案室时，档案人员直接用扫描枪扫描条码或者输入条码就可以在中间库中自动把对应条码的电子图纸读入到档案系统中，然后再补充完所需的档案信息整理归档。
目前OA系统运行正常，收发文都在OA系统中进行，为了方便收发文的归档，设计开发OA与档案系统接口，在文件办结后自动归入档案系统（包括条目信息和电子原文）的文档接收库，然后由档案人员整编归档形成正式档案。
借阅管理功能分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能如上图所示，包括：归还管理、催还管理、借阅统计。支持条形码方式的借阅和归还操作。
档案管理员可以将过期的档案检索出来，提出鉴定申请，领导批示后进行鉴定和销毁。在系统日志中能够记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对历史销毁操作记录进行检索。
提供国家档案局标准的年报模板，用户每年可以添加、修改、保存年报。
没有权限的用户在web上提出权限申请，管理员在管理端给予“赋权”或“不赋权”的审批。
借阅人员可以在来档案室之前进行提前预约，档案室看到预约信息之后，提前准备好档案，借阅人员可以到档案室后可以很快拿到需要的档案资料
统计功能可以对电子档案库所有档案类型下的案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计，形成各种统计图。
提供给用户充分的自定义空间，用户能够根据自己的需要自定义各种各样的统计方案，统计方案按照目录树方式管理，直观、简便。在统计方案中还可以定义数据范围，达到用户实际工作中统计的目的。生成的统计图（直方图、饼图等）可以存成图形文件用于平时工作编写其它文件材料的需要。
把已整理好的档案数据，刻录成光盘，光盘上包括条目信息和电子原文还有一个独立运行查询软件，可以方便的查找光盘上的数据，并找到原文。起到异地使用和数据备份的作用。
WEB检索是面向全体用户的，采用B/S的方式，通过应用服务器处理查询请求。用户通过档案信息服务网站，可以进行档案信息查询。
档案管理平台技术是综合档案管理系统的核心技术，以关系数据库为基础，为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具，其中包括：全宗管理、档案类型管理、数据库结构定义、界面生成器、报表生成器、分类表和目录树管理、用户机构和权限管理、代码表和数据字典管理等功能模块。
用户通过上述管理平台，可以根据需求定制各类档案的管理结构，不仅可以满足常规档案的管理工作，而且使得系统可以轻松胜任各类业务档案的管理需求。
多格式文件浏览一直是档案系统的重要技术优势，可以支持多达200多种图形图像电子文件的浏览和显示，不仅简化了系统管理和应用，而且很好地解决了档案的数据安全问题，在此浏览器上用户可以根据权限规定浏览人员不能把文件保存到本机，只能浏览。
很多档案系统只能支持原文一对一的挂接在一个文件下面，这样对那些数据量很大的用户使用不方便，我们的系统既可以在文件级一一对应挂接，也可以把一卷的文件都挂接在案卷下。
档案管理系统把借阅登记、档案编研、档案销毁、报表打印和设计都集成在数据管理功能模块中，用户进行不同的操作不需要频繁更换软件界面，可以在同一界面下实现所有的功能。而且用户不用担心权限的问题，这些功能虽然在同一界面下，没有权限的用户是没有办法操作的，所有功能都受权限的控制。