大、中院校的档案是以文书档案、学籍档案、科研档案为主，基建档案、人事档案、财务档案、荣誉档案、音像档案等多种档案类型共存。

档案管理队伍由院档案室管理员及各部门兼职档案管理员组成。兼职档案管理员对各自部门业务中产生的档案进行收集、初步整理后，连同档案移交清单，一同交予院档案室管理员，再由院档案室管理员进行再整理。

2 大、中院校传统档案管理面临的问题

2.1 档案收集困难

兼职档案管理员对档案管理业务不熟练，不能充分理解档案管理的重要性，并且还有其他的工作需要办理，致使档案收集很被动，仓促的收集，移交后的档案存在较杂乱、内容不全等诸多问题，增加了院档案管理的工作强度。

2.2 档案管理困难

    大、中院校档案管理内容种类多、数量大。存在种类繁多的报表管理,如（案卷封皮打印管理、卷内目录打印管理、脊背打印管理、各档案类型报表打印管理、各种台账管理）

2.3 档案利用困难

查找、借阅困难

编研困难

统计困难 

3方案

3.1 应用架构

3.2 系统方案

院各档案管理部门部署浮点档案管理系统，通过院局域网连通后。通过超级管理员进行符合各部门的档案数据结构及数据权限、功能权限的设置。

3.2.1 档案收集

各部门兼职档案管理员在线进行条目录入或将事先编辑好的EXECL直接导入后，通过系统打印移交清单与实体档案一起移交至院档案管理员。

3.2.2 档案管理

    浮点档案管理系统实现档案的收集-整编-管理-利用-销毁-恢复的全生命周期管理

3.2.3 档案利用

功能权限及数据权限的设置，使各部门兼职档案管理员，只能查看及使用在其权限内的档案，对没用权限的档案需向院档案管理员提交申请，审批通过后方可借阅。